Большинство людей, которых я вижу, не умеют организовывать своё время. За день успевают сделать всего пару дел. При всём при этом, они активно жалуются на нехватку времени или загруженность делами. Начинаешь расспрашивать и с удивлением узнаешь, что они никак не контролируют свою работу. Удивительно! Как так происходит?
Мы хотим быть занятыми
Начну с психологии. Все мы хотим выглядеть очень занятыми. По разным причинам. Например, чтобы всегда сказать окружающим, если что-то не получилось: «Но я старался, убил столько времени. Раз не получилось, значит я в этом не виноват».
А ещё, когда кто-то хочет попросить от нас услугу, можно всегда сослаться на занятость.
А ещё, чтобы пожалели или похвалили.
«— Он так много работает и совсем не хватает времени на себя\семью\отдых. Бедненький, но какой молодец!».
Это прямо про одну мою знакомую. У неё дети, муж, работа. Спит по 3 часа в сутки.
Очень занятая. Думаете у неё есть место, куда она записывает список дел, чтобы не держать в уме? Думаете она знает техники быстрого расслабления? Думаете она научилась максимально концентрироваться на деле? Ха-ха. Конечно нет!
Тогда все её дела можно сделать за 4 часа в сутки, да ещё останется время на детей, семью и сон. Но тогда она уже не будет занята и никто не скажет: «— Какая молодец Анечка, так много работает».
Но это не самое плохое. Да, хочется быть занятым. Да, хочется, чтобы люди вокруг это оценили, похвалили или даже восхитились твоей работоспособностью. Плохо другое.
Через непродолжительное время мы забываем, что носимся как белка в колесе лишь для получения нужной реакции от людей вокруг. Вдумайтесь! Спим по 3 часа в сутки и гробим своё здоровье лишь для того, чтобы получить похвалу и жалость от других!
Вы действительно заняты для других?
Вот некоторые пункты, говорящие, что ваша занятость — лишь видимость для получения отклика от окружающих:
- вы говорите или как-то показываете окружающим, что заняты
- вам неприятно, когда говорят, что вы ничего не делаете
- у вас нет списка дел или какой-то системы управления делами
- вы не можете чётко ответить на вопрос «Зачем наваливаете на себя столько дел». И деньги — это не ответ.
- вы считаете, что много людей вокруг ничего не делают и вам они неприятны
Все они могут вам намекнуть, что занятость — механизм манипуляции.
Я прихожу к выводу, что 99% тех, кто «очень занят» используют занятость для таких «нечестных» вещей. В той или иной степени. Это не всегда только для манипуляций. Человек может быть действительно занят, но приятным бонусом манипулировать ею другими.
Иногда говорю жене, что так сегодня много работал, что хочу отдохнуть и пусть меня не беспокоит. Говорю и ловлю себя на мысли об использовании своей загруженности ради нужной мне реакции.
Плохая сторона такого — увеличение ощущения занятости, усталости, загруженности. Сами начинаем верить и уже не можем разделить реальную усталость и усталость для вида.
Как избавиться от мнимой занятости
Это очень сложная тема. Действительно очень сложная. Мы вообще склонны много делать ради реакции окружающих. Некоторые даже болеют лишь для того, чтобы получить заботу от других. Это действительно бывает очень серьёзно.
Первый шаг — осознание. Осознайте, когда вы это делаете. Когда и как вы используете свою занятость? Отмечайте эти моменты.
Второй шаг — перестать говорить окружающим. Да. Это радикальный выход. Просто не говорите о количестве своих дел и о большой загруженности окружающим людям. Никогда не говорите фразы вроде: «я сегодня так много работал, сделай для меня … ». Это явное использование занятости для манипулирования.
Этот шаг будет не простым. Особенно для тех, кто привык манипулировать своей загруженностью. Я бы не рекомендовал его тем, кто не молод и напрочь завяз в таких делах. Ваше здоровье может ухудшиться. У вас может появиться какая-то реальная болезнь.
Она будет «объективным» доказательством, что вы такие занятые. Даже говорить больше ничего не нужно. Реальная болезнь — реальное доказательство, что вы всё это не придумали и у вас правда, честно честно, очень много дел.
Будьте аккуратны. Я вас предупредил 🙂
Всё, хватит о психологии.
Концентрация
Первое, что я считаю очень важным в работе — это концентрация. В наше время с ней беда.
Почта, звонки, смс сообщения, соц сети, вацапы и телеграммы — всё это ухудшает концентрацию на деле. 5 минут работаете, потом пришло сообщение в телеграмм и 30 минут болтаете о чём-то «очень важном».
Сумасшедшая производительность.
Такой режим входит в привычку и даже если выключить все отвлекающие факторы, всё равно будет очень сложно сосредоточиться и сконцентрироваться на насущной задаче. Вдруг захочется пить, сходить в туалет, что-то перекусить, о чём-то подумать, что-то почесать.
Я серьёзно. У моей жене раньше, когда она начинала на чём-то концентрироваться, начинало всё тело чесаться 🙂 Я же впадал в жуткую сонливость и чуть ли не вырубался.
Решение тут простое — тренировка. Привыкать концентрироваться на чём-то. Это может быть что угодно: собственное дыхание, участок тела, какой-то объект или мир вокруг. Делать одно дело с полной концентрации.
Тренировку очень легко вставить в собственную жизнь. Моете посуду? Концентрируетесь на ней. Ощущаете температуру тарелки, которую взяли, её твердость, её вес. Не обращайте внимание на отвлекающие мысли, возвращайтесь каждый раз к мытью.
Слушаете музыку? Перестаньте заниматься каким-то другим делом. Сядьте, расслабьтесь и погрузитесь в музыку, в ритм, удары и мелодию.
Я так делал и делаю и это приносит свои плоды.
Конечный результат: способность сконцентрированно делать одно дело, не отвлекаясь на посторонние мысли или события, хотя бы 30 минут.
Работа отрезками (pomodoro)
Сейчас я могу довольно неплохо концентрироваться на деле 30-60 минут. Этого достаточно для работы, потому что работаю я отрезками по 25 минут.
Техника называется pomodoro. И выглядит она следующим образом: я завожу таймер на телефоне (использую приложение Pomodoro Timer Light ) на 25 минут. Пока он тикает — работаю, стараясь не отвлекаться даже на туалет. Когда прозвенел звук окончания, делаю перерыв в 5 минут или завожу ещё на одну 25-и минутку. Больше 2-х отрезков подряд стараюсь не работать и делаю перерыв. Почему я работаю 2 раза по 25? Некоторые задачи требуют большей концентрации и отвлечение сказывается плохо. Больше 2-х раз по 25 минут сконцентрированно работать сложно и всё же надо прерваться. К тому же 80% задач делаются за это время.
Перерыв — это отойти от компьютера (я работаю за нём) на 5-10 минут. Можно размяться, можно полежать и расслабиться, можно сделать упражнение на глаза. Отойти и не думать о задаче, занимаясь другими вещами.
Так я стараюсь сделать 6-8 рабочих отрезков. Это получается 3-4 часа работы.
3-4 часа чистой сконцентрированной работы — очень много. Большинство людей так не работают и ваша продуктивность уже будет на много выше. Рабочий день на этом можно завершить и прерваться на обед. Если я работаю с 9, то уже будет около часа.
На обед у меня тратится довольно много времени — около 2-х часов. В этом время я стараюсь отдохнуть, послушать какую-то лекцию поумнее или наоборот совсем не умную, но приятную аудиокнигу.
После обеда я продолжаю работу, но часто занимаюсь уже другими проектами. Ещё 5-6 отрезков по 25 минут.
По завершению будет уже около 18-и часов и я прекращаю работу. Итого: с 9:00 до 18:00 и 11 — 14 отрезков по 25 минут, т.е. 4,5 — 6 часов чистого времени.
Мало? А как же 8 часов рабочий день… Сюрприз, но никто не работает 8 часов сконцентрировано. Я глубоко убеждён, что это просто невозможно. Вы или начнёте работать на автомате или же просто перегорите через пару месяцев.
Перегорание чревато проблемами со здоровьем и потере эффективности в работе и ошибками.
Работа на автомате говорит о том, что или вы уже переросли то, что делаете и надо идти дальше или же ваша работа низкооплачиваемая и разумнее будет заниматься чем-то ещё, пока компьютеры и студенты вас не заменили 🙂
В любом случае, попробуйте поработать в таком режиме и вы с удивлением обнаружите, как сложно отработать даже 4 часа чистого времени. И как много вы сможете сделать за это время.
Ведение дел
Как делать дела — рассказал. Но что это за дела и как я за ними слежу?
Я веду список дел, который надо сделать. Использую сервис TickTick. Он подходит мне почти всем.
Там есть проекты, а значит к ним я могу привязать дела и понять, в рамках каких проектов какие задачи.
Там есть список дел на сегодня, на завтра, на 7 дней вперёд, календарь и список вообще всех дел. Это удобно, чтобы видеть, что мне надо сделать именно сегодня, а что завтра. И я могу настроить какие-то дела на конкретный день.
Там есть повторяющиеся дела, а значит я могу вбить оплату разных хостингов, квартплат и прочего, что надо делать регулярно и не забывать.
Там есть возможность оставлять комментарии к каждой задаче, а значит я могу туда вставлять постепенные результаты работы над ней.
Там нет лишних функций.
Единственно, что мне не хватает — это ссылки на карточку конкретного дела. Тогда я мог бы удобно связывать несколько дел вместе. Но пока такой возможности нет. Впрочем, я могу её заменить тегами, которые также поддерживаются.
Итак, все дела у меня в этой системе. И рабочие и личные. Они имеют разные теги или разные проекты, но в списке дел «Today» выводятся все. Это очень удобно. Мне не надо переключаться между проектами, чтобы понять, что делать. У меня все дела за сегодня перед глазами.
Вот сейчас воскресенье и у меня висит 9 дел. Из них 2 дела рабочих, 3 бытовых и 4 на развитие (английский, гантели, книги, психологическая работа над собой). Сделал я сегодня уже 5 дел. Это тоже высвечивается на экране списка дел на сегодня.
Очень удобно. Сервис доступен и как программа в телефоне и как программа в компьютере и как сайт. Молодцы ребята. Да, у меня платная версия. Бесплатной недостаточно.
Добавление дела и его завершение
Тут есть нюансы. Во-первых, я стараюсь не добавлять слишком большое дело. Я стараюсь добавлять такую задачу, которую я могу сделать где-то от часа до 3-х. Если дело потребует больше времени, то я разбиваю его на несколько задач.
Это удобно и веселее. Мне не нравится, когда одно дело перекачивает у меня изо дня в день. Как-то давит. Мне приятно щелкать галочку завершения задачи 🙂
Если какую-то задачу я сделать не успел за сегодня, то я очень редко перемещаю её на завтра. Часто я создаю ещё одну задачу, где пишу то, что осталось сделать, а у текущей ставлю завершение.
Например, мне надо написать статью на этот сайт. Я создал задачу «Написать статью об организации времени». Но оказалось, что за выделенное время я не успел её сделать. Тогда я создаю новую задачу на завтра «Дописать статью об организации времени», а у сегодняшней меняю название на «Начать писать статью об организации времени» и ставлю «выполнено».
Я упомянул тут о «выделенном на задачу времени». Да, я при создании задачи пишу, во сколько её оцениваю. Я пишу оценку прямо в названии задачи, отделяя её символами равно. Это выглядит так: «Написать статью об организации времени =4=». Это означает, что я оценил задачу на 4 отрезка по 25 минут. Когда начинаю новый отрезок, я ставлю символ «х» после второго равно, тем самым указывая, что я занимаюсь этой задачей.
Каждый новый отрезок времени, который я посвящу ей, я также обозначаю новым «х». Т.е. ближе к концу название будет таким:
«Написать статью об организации времени =4=ххх». Это значит я работал по ней уже 3 отрезка по 25 минут.
Если я исчерпал планируемое время, то я опять оцениваю, сколько она займёт и пишу рядом, вот так: =4+2=. Это значит, что я думаю, что понадобиться ещё 2 отрезка времени для завершения.
Таким образом я проверяю себя и учусь адекватнее оценивать время выполнения.
Когда я сделал задачу, я жму «завершить» и отмечаю себе, что я молодец 🙂 Раньше я съедал кусочек шоколадки, чтобы подкрепить. Сейчас этого не делаю, хотя может и стоило бы.
Раньше я делал ещё следующее: брал все завершенные задачи и считал, сколько я потратил на них, а потом сравнивал с тем, сколько у меня было рабочих отрезков (см. главу о pomodoro). Числа должны совпасть. Я думаю в начале это важно, чтобы приучить себя к точности.
Сейчас же я отмечаю, время выполнения задачи в основном для того, чтобы понимать, над какой конкретно задачей я сейчас работаю. Это очень важно! Я делаю это перед тем, как запустить таймер и таким образом обозначаю контекст ближайших 25-и минут. Иногда я пишу задачу даже на листочке рядом с собой.
Без этого моя работа превращается в кашу, где я с одной задачи могу прыгать на другую. А так добавляется чёткости.
Прочее
На этом, видимо, всё. Я сказал о психологии, рассказал, как строю рабочий процесс у себя, как выбираю над чем работать и как работаю. Хочу, разве что, сказать о некоторых мелочах.
Я стараюсь начинать работу пораньше. Т.е. позавтракал, сделал утренний туалет и сел работать. Не смотрю какие-то новости или почту, а выбираю конкретную задачу и делаю её. Так у меня получается на много продуктивнее.
Если я не слышу тикающий таймер, то стараюсь не работать. Иначе можно погрузиться в какое-то дело и не заметить, как прошло пара часов, а ещё куча задач не сделана. Я стараюсь работать в рабочие отрезки времени.
Я держу листок и ручку рядом с собой. Просто для заметок. Я кладу новый листок каждый день, а старый выбрасываю.
Я предпочитаю пораньше делать менее важные дела. Да, это странно, но так у меня получается лучше. Например, поучить английский или почитать проф. литературу. Это не самые важные задачи и если я оставляю их на потом, то обнаруживаю, что уже 8 вечера, а они всё ещё не сделаны. Я просто откладываю их, потому что они менее важны. Мой день ощущается как что-то, что ускоряется. С утра медленно и много времени, а чем ближе к вечеру, тем больше суеты. Это плохо, но пока так. Надеюсь я решу эту проблему 🙂
Я стараюсь сэкономить время задачи. Если какую-то задачу я определил в 4 рабочих отрезка, то стараюсь выполнить её в 3. Это добавляет драйва и собранности.
Обычно я не создаю новые задачи для текущего дня. Если у меня вдруг появилась такая задача, то была ошибка планирования. Часто это моя ошибка, но иногда и чья-то другая и тут ничего не поделаешь. В любом случае, такие вещи редки.
Я просматриваю все свои задачи раз в неделю. Сейчас их около 90 штук. Я просматриваю их, удаляю не актуальные (такое иногда бывает по разным причинам), перемещаю актуальные на конкретный день, если надо и просто проверяю весь список. Иначе они будут превращаться в хаос.
Хорошо. Я написал, как работаю я сейчас. Я так работаю уже около года, но стараюсь всегда вносить небольшие изменения. Если мой подход изменится, то я напишу об этом.
Надеюсь, что кому-то эта статья была полезна. Комментарии будут мне приятны. И напишите о том, как работаете вы. Спасибо.